Catering: El proceso de producción y servicio de banquetes y eventos especiales
Un gerente de banquetes debe controlar todas las actividades de producción y servicio, y el menú es el punto de inicio. Él, junto al chef y el capitán de banquetes, deben reunirse periódicamente en un equipo de planificación, para discutir los puntos clave en la programación de cada evento. El previo conocimiento de la cantidad de asistentes facilita la compra de las cantidades correctas de ingredientes y acompañantes de los platos seleccionados, la programación del personal, el estilo del montaje y servicio, tamaño del salón y los tiempos requeridos para estas actividades. El proceso comienza con la planificación.
El menú debe desarrollarse según las características del sector del mercado que se quiere atraer a los eventos: Grupos sociales, corporativos, de asociaciones, o de otros grupos organizadores de eventos. A estos clientes potenciales es fundamental darles un abanico de opciones de diferentes platos, que los estimulen a no solicitar nuevos menús específicos para un evento determinado, ya que esto impide la aplicación del proceso de control en la producción y servicio de los platos que se ofrecen.
Las razones de los menús estándar de banquetes son obvias: Es necesario el conocimiento, experiencia, y habilidades del personal para producir un plato en particular y según la calidad requerida por el cliente; se debe contar con los equipos necesarios para elaborar los platos y el adecuado espacio de almacenaje de los ingredientes; conseguir los ingredientes en las condiciones adecuadas, y otros factores adicionales, como implicaciones de mercadeo y costos.
Es responsabilidad del chef el que todas las herramientas de control estén en funcionamiento durante la operación para así poder atender los requerimientos, desde la Orden de banquetes y eventos hasta la prestación del servicio y su análisis posterior. Cada opción del menú debe contar con la estandarización de sus recetas, de manera de obtener no sólo la consistencia en la calidad y presentación de cada uno de los platos, sino en el tamaño estándar de las porciones, lo cual permite controlar la producción y costo del evento.
Si de antemano se conoce la cantidad de porciones que rinde la receta estándar y su peso individual, además del peso de la unidad de compra de la proteína principal, se puede calcular su porcentaje de rendimiento. Para ello, se divide el peso a servir (peso resultante de la pérdida de producción) entre el peso de compra y se multiplica por 100. Este porcentaje de rendimiento indica cuanto producto del peso original comprado es el resultante de la producción, según los rendimientos que indica la receta estándar.
El porcentaje de rendimiento contribuye a precisar cuánto se debe invertir en cada preparación, ya que el costo por kilogramo a servir se calcula dividiendo el precio de compra original de la unidad entre dicho porcentaje. Otro factor de importancia es poder calcular las cantidades de producto a comprar según los rendimientos de la receta estándar, y se hace multiplicando el tamaño o peso de la porción de la receta estándar por el número de platos a servir (según la orden de banquetes y eventos) y se divide entre el porcentaje de rendimiento. Este cálculo garantiza que se tome en cuenta la merma o pérdida de producción al definir las cantidades a comprar de un determinado producto.
Para los acompañantes o guarniciones se puede usar el factor de ajuste, el cual es un valor constante que se calcula dividiendo la cantidad de porciones que se requiere producir según el número de invitados de la orden de banquetes y eventos, entre el número de porciones que expresa el rendimiento de la receta estándar. Este valor resultante se multiplica por cada una de las cantidades de ingredientes indicados en la preparación, y el valor resultante representa la cantidad de ingredientes requerida para producir la nueva cantidad de porciones. Sin embargo, las nuevas cantidades de ingredientes como sal, pimienta, picante, deben estimarse al gusto.
Una vez determinadas las cantidades necesarias para la producción, y de acuerdo a las características del menú a servir, el chef programa su equipo de trabajo y mise en place, programando las áreas de cocina caliente y cocina fría, y organizando las estaciones de trabajo de manera de lograr la mayor eficiencia posible. Si el servicio es de estilo emplatado, se debe contar con personal con experiencia, debidamente entrenado para servir las comidas y bebidas de manera sincronizada a los invitados. Esto requiere preparación previa, a través de ejercicios de simulacros, control de los tiempos, estaciones de montaje y equipos móviles de conservación de las condiciones de temperaturas calientes o frías de los platos.
Una estación de montaje de 5 personas puede emplatar un menú de una proteína, dos acompañantes y salsa ―una cifra de 300 platos con sus tapas― en 45 minutos. La programación del personal de servicio depende del tipo de evento. Un servicio de banquetes, dependiendo de los niveles de calidad de servicio exigidos, puede requerir de 1 mesonero por cada 10 o 15 invitados, con un mínimo de 1 mesonero por cada 20 invitados. Las mesas redondas, de 10 asientos cada una, requieren de 1 mesonero por cada 2 mesas; y las mesas de 8 asientos requieren de un mínimo de 2 mesoneros por cada 5 mesas. El estilo ruso o de bandejas requiere de 1 mesonero por cada 10 personas. Para buffets, el estándar es de 1 mesonero por cada 40 personas para los desayunos y de 1 mesonero por cada 30 personas para almuerzos y cenas.
Si el menú requiere servicio de vino, se necesita 1 mesonero para cada 16 invitados. En eventos de gran tamaño se recomienda 1 capitán para cada 150 invitados. El capitán es responsable por la organización de los elementos de la mesa: Mantelería, vajilla, cubiertos, cristalería y supervisión del personal de servicio.
El diseño de las mesas de servicio del buffet debe tomar en consideración el número de comensales, el tamaño y forma del salón y el tiempo disponible para el servicio. El número máximo recomendado de comensales por línea de buffet es de 75 individuos, por lo que si se tiene una estimación de 150 invitados, se deben montar dos líneas de buffet. Una buena planificación incide en evitar los cuellos de botellas y una buena fluidez en las líneas del buffet. Un buen equipo de planificación y la aplicación de los estándares, tanto en producción como en servicio, garantizan un evento de calidad y la satisfacción de los clientes.
